e Local Government Help Desk

Organisasi Data

Ditulis oleh Hadwi Soendjojo

Tuesday, 22 July 2008

Halaman 1 dari 2

Organisasi data merupakan suatu hal yang penting jika pemerintahan daerah ingin meningkatkan layanan publik. Kemajuan teknologi komputer memungkinkan pemerintahan daerah untuk mengumpulkan dan mengelola sejumlah besar data.

Pengertian data adalah bahan baku yang berupa fakta tentang sesuatu di di dunia nyata yang dapat direkam dan disimpan pada media komputer untuk diolah menjadi informasi. Data dapat berupa:

Data yang terformat, data dengan suatu format tertentu, misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang;
Teks, sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol khusus (misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual;
Citra (image), data dalam bentuk gambar, dapat berupa grafik, foto, tanda tangan, ataupun gambar yang lain;
Audio, data dalam bentuk suara, instrumen musik, suara orang, detak jantung;
Video, data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa dilengkapi dengan suara, dapat digunakan untuk mengabadikan kejadian atau aktivitas.

Data hanya berguna jika dihubungkan dengan konteks tertentu. Mekanisme untuk menyediakan konteks tersebut disebut sebagai meta data, yaitu data yang menjelaskan data yang lainnya. Penjelasan ini dapat berupa definisi data, struktur data, aturan, serta batasan. Pada konteks basis data, meta data mengijinkan perancang basis data dan pengguna memahami segala sesuatu tentang data: jenisnya, maknanya, serta karakteristiknya. Meta data sangat penting agar data yang bersangkutan tidak disalahartikan, dan tidak memeiliki makna yang mendua-arti, serta tidak membingungkan.

Data secara tradisional telah diorganisasikan menjadi suatu hierarki yang terdiri dari data field, catatan (record) dan file. Data field adalah unit data terkecil, contohnya adalah nomor pegawai; catatan (record) adalah suatu kumpulan data field yang berhubungan, seperti suatu catatan karyawan; file adalah suatu kumpulan catatan yang berhubungan, seperti file pegawai.

Suatu file dapat berupa spreadsheet, dokumen, set data, atau kumpulan fakta individual lain. File-file ini dapat dikumpulkan menjadi satu grup dalam satu folder yang merupakan kumpulan file-file yang berkaitan, dan secara konseptual mirip ranting suatu pohon. Beberapa folder dapat dikumpulkan menjadi satu folder yang lebih besar seperti halnya beberapa ranting mungkin berkumpul menjadi satu cabang yang lebih besar.

Spreadsheet

Tabel berupa baris-baris dan kolom-kolom dalam sebuah sprreadsheet dapat dianggap sebagai suatu struktur basisdata sederhana. Kolom-kolom spreadsheet memiliki judul yang menggambarkan isi kolom-kolom itu, sebagai contoh, suatu tabel Data Pegawai yang berisi tentang nama, NIP, alamat, pendidikan, jabatan dan lain sebagainya. Konsep tabel penting karena struktur basisdata yang paling dikenal untuk suatu organisasi yaitu struktur basisdata relasional yang secara konseptual serupa dengan sekumpulan tabel-tabel yang berhubungan. Istilah-istilah pada spredsheet apada dasarnya sama dengan istilah-istilah pada struktur data, yaitu tabel identik dengan file, kolom identik dengan field, dan baris identik dengan record.