Kota pertama di Negara yang mempublikasikan Informasi dengan menggunakan Web
Fungsi pengelolaan data Melalui instalasi CMS[1]Kota Komae, Tokyo Metropolitan

Menangani Produksi Web dengan Banyak Pengaduan dari Warga dan Dewan

Undang-undang Kebebasan Informasi Kota Komae telah diresmikan pada bulan April 2004. Di tengah kecenderungan banyak pihak yang berwenang yang membatasi permintaan untuk mengungkapkan dokumen hanya ke penduduk setempat saja, kami menerima banyak sekali permintaan dari orang-orang yang tidak tinggal di kota. Kami membuat situs resmi kota yang pertama pada bulan Oktober tahun yang sama. Pada awalnya situs ini menyediakan rincian mengenai rencana perjalanan resmi walikota dan judul, tanggal, bagian terkait dan rincian dokumentasi dan informasi publik lainnya. Setelah itu kami mulai aktif kampanye untuk mengungkapkan informasi tambahan publik.

Walikota Yutaka Yano, walikota yang terpilih pada tahun 1996 yang menggantikan walikota sebelumnya yang pensiun, Ia sangat aktif mempublikasikan perjalanan hariannya melalui media agenda kegiatan resmi yang memperjuangkan Undang-undang Kebebasan Informasi seperti yang dijanjikannya selama masa kampanye pemilihan dirinya. Pada saat web kami dibuat pada tahun 2000, kami mulai mempublikasikan agenda kegiatan resmi dan dokumentasi informasi publik dalam rangka menyediakan layanan yang lebih transparan mengenai administrasi kota. Alasan mengapa kami mampu mempublikasikan arsip informasi dengan lancar pada situs web kami adalah karena kepemimpinan yang ditampilkan oleh walikota dan kami terus bergerak maju dengan tugas ini setelah membuat basis data dari dokumentasi publik sebagai bagian proyek hibah dari pemerintah.

Namun, semua yang telah kami tampilkan pada tahap ini adalah informasi yang terdokumentasi. Tidak mungkin dapat mengirimkan informasi tentang kota ke wilayah yang luas dengan situs web ini, yang khusus untuk mempublikasikan informasi. Setelah melihat daftar dokumen di situs, baik penduduk lokal maupun anggota dewan akan memahami mengapa telah ditampilkan dan juga mengeluhkan bahwa pemutahiran data terlalu lama. Tentu saja, keluhan tentang situs web yang tidak memiliki fungsi pencarian atau fitur untuk mencatat permintaan publik sangat diharapkan.

Sebagai tujuan utama adalah untuk mempublikasikan informasi, Divisi yang bertanggung jawab dalam pengoperasian situs web adalah Bagian Arsip Divisi Administrasi Umum (yang kemudian berubah ke Bagian Informasi.) Kami tidak punya pilihan lain selain menyerahkan jasa pembangunan situs ke perusahaan lain, karena kami tidak memiliki anggota staf yang telah memiliki pengalaman pemrograman HTML atau salah satu dari pengalaman teknis lainnya yang diperlukan untuk memproduksi sebuah situs web. Dengan pengecualian bahwa perjalanan tugas resmi walikota merupakan bagian kecil , situs telah diperbarui empat kali per tahun sebagai dasar kebijakan.

Biaya sub-kontraktor yang bekerja di luar itu mahal, dan tidak ada sistem di tempat untuk menentukan apa yang harus dipublikasikan dalam rangka apa yang harus dipublikasikan. Motoaki Shiratori, Orang yang bertugas menangani situs web di Bagian Arsip (saat ini sebagai Pengawas di Divisi Kependudukan ) mengakui bahwa mereka harus menembus dinding batu; "Untuk mempersiapkan pembaruan adalah tugas besar, dan kami memulai langsung dari awal." Cukup mudah membuat persiapan untuk perbarui empat tahunan dari waktu tersedia, dan ia berpikir mustahil untuk perluasan isi atau meningkatkan jumlah pembaruan pada saat itu.

Selama masa bertugasnya mereka terlebih dahulu mempelajari sistem manajemen konten (CMS). Ini merupakan bagian dari perangkat lunak yang bermanfaat yang memungkinkan situs web dapat diperbarui hanya dengan menambahkan teks dan gambar latar belakang yang telah disiapkan sebelumnya. Saat ini kata kunci yang umum banyak digunakan oleh pihak yang berwenang, seperti "aksesibilitas" web yang menyediakan lingkungan yang memungkinkan siapa saja, bahkan orang tua dan orang cacat dapat dengan mudah memperoleh informasi, dan " usability "yang menyediakan lingkungan yang berorientasi konten dapat diperoleh dengan mudah tanpa bergantung pada browser web.

Perusahaan yang memicu hal ini adalah Uchida Yoko Co, Ltd, yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam hal peralatan kantor dan sistem informasi. Dengan pengalaman baik di bidang pendidikan dan pemerintahan setempat, seorang perwakilan dari perusahaan ini menyarankan agar situs resmi kami diperbaiki dengan produk CMS menggunakan jasa perusahaan yang dikenal sebagai AssetNow. Produk AssetNow merupakan paket perangkat lunak yang tersedia di pasar terbuka, maka total biaya yang digunakan untuk biaya lisensi, migrasi data dan pelatihan yang tidak mahal.

CMS memungkinkan orang yang bertugas di semua divisi di Balaikota dapat mengirimkan informasi ke situs web secara langsung. Hal ini menghilangkan cara konvensional dimana setiap orang di Balaikota membuat dokumentasi data dan kemudian memberikan kepada orang yang bertugas di Bagian Arsip untuk memperbarui situs, kemudian dikirim kepada orang luar perusahaan yang memproduksi situs, yang kemudian diunggah ke situs. Akhirnya kami telah menemukan sebuah metode yang tidak hanya mengurangi kerja dari orang-orang di Bagian Arsip, tetapi juga memecahkan masalah lambatnya proses pembaruan dan kurang informasi dari apa yang telah warga keluhkan. Dengan ini kami mendapatkan manfaat yang besar.